Requisitos para preparar un presupuesto a tus clientes y cómo Kubbos te puede ayudar

El presupuesto para clientes es un documento que debe informar a su destinatario, de la mejor manera posible, sobre los productos y/o los servicios que se quieren vender, así como los términos y condiciones de dicha venta.

Es importante que un presupuesto sea conciso, claro y detallado y para ello es necesario:

  • Que se dé información de la empresa, posibles soluciones para el cliente, como una nueva descripción de los trabajos que se van a realizar o de los productos que se ofrecen etc.
  • Ha de ser sencillo con el fin de que el cliente lo entienda bien
  • Procurar transmitir la mayor cantidad de ideas en el menor espacio posible

Esta información añadida será la que puede hacer destacar el producto o servicio ofrecido entre los distintos presupuestos que haya solicitado el cliente

Los datos que debe contener un presupuesto son:

  • Fecha, nombre y razones sociales del comprador y del vendedor
  • Descripción del producto o del servicio que se va a ofertar, es decir detallar aquello por lo que el cliente va a pagar.
  • Establecimiento del precio
  • La forma de pago, el tiempo de realización del servicio y/o de entrega de los productos.
  • Tiempo de validez de la oferta
  • Lo que no se incluye en el presupuesto (piezas, impuestos …)
  • Firma

El programa Kubbos  permite realizar ofertas a nuestros clientes y a los potenciales de una forma sencilla siguiendo los siguientes pasos:

1º.- Primero hay que incluir en nuestra base de datos los tipos de presupuestos que queremos ofrecer a nuestros clientes, por ejemplo un presupuesto sencillo, una propuesta de colaboración o una propuesta técnica y  estas distintas opciones se crean desde: DATOS MAESTROS/VENTAS/TIPOS DE OFERTAS.

En este apartado de ventas, también tenemos la opción para crear los distintos tipos de TARIFAS:

Ejemplos de tarifas creadas
Pestaña de creación de una nueva tarifa

2º.– En el caso de que nuestras ventas se traten de productos, lo siguiente es crear los datos maestros del almacén. Para ello vamos a DATOS MAESTROS/ALMACEN.

Aquí podremos dar de alta los almacenes que nos interesen, las distintos tipos de familias a las que pertenecen nuestros productos, así como sus marcas y los tipos de medida (unidades, m² etc)

Con todos estos datos introducidos desde los datos maestros,  ya podemos dar de alta nuestros productos, los cuales utilizaremos a la hora de realizar el presupuesto. Esto se realiza desde la pestaña ALMACEN/ARTÍCULOS.

Pestaña para dar de alta un nuevo artículo

 3º.- Y por último, una vez que tenemos nuestra base de datos completada, elaboramos los presupuestos desde VENTAS/OFERTAS A CLIENTE, en donde podemos crear nuevas ofertas (ya sea a nuestros clientes o a clientes potenciales),  editar las ya preparadas o realizar seguimiento de la mismas.  En el listado podremos distinguir el estado de las mismas por sus colores:

  • Amarillo: la oferta está abierta
  • Rosa: Emitida o enviada al cliente
  • Verde: la oferta ha sido aceptada por el cliente
  • Morada: la oferta ha sido modificada o versionada
  • Roja: la oferta ha sido descartada

Los presupuestos realizados se pueden guardar en formato .pdf con la plantilla que anteriormente se haya creado y/o exportar para poder abrirlo en Excel.

Una de las muchas utilidades que ofrece Kubbos es que si una oferta es aceptada por el cliente (la oferta ha pasado de emitida a aceptada), desde el mismo presupuesto se pude generar el pedido.

Una vez aceptado el presupuesto por el cliente y creado el pedido, no es posible cambiar el estado de la oferta ya que la misma ha sido importado a otro documento, evitando asi

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