El presupuesto para clientes es un documento que debe informar a su destinatario, de la mejor manera posible, sobre los productos y/o los servicios que se quieren vender, así como los términos y condiciones de dicha venta.
Es importante que un presupuesto sea conciso, claro y detallado y para ello es necesario:
- Que se dé información de la empresa, posibles soluciones para el cliente, como una nueva descripción de los trabajos que se van a realizar o de los productos que se ofrecen etc.
- Ha de ser sencillo con el fin de que el cliente lo entienda bien
- Procurar transmitir la mayor cantidad de ideas en el menor espacio posible
Esta información añadida será la que puede hacer destacar el producto o servicio ofrecido entre los distintos presupuestos que haya solicitado el cliente
Los datos que debe contener un presupuesto son:
- Fecha, nombre y razones sociales del comprador y del vendedor
- Descripción del producto o del servicio que se va a ofertar, es decir detallar aquello por lo que el cliente va a pagar.
- Establecimiento del precio
- La forma de pago, el tiempo de realización del servicio y/o de entrega de los productos.
- Tiempo de validez de la oferta
- Lo que no se incluye en el presupuesto (piezas, impuestos …)
- Firma
El programa Kubbos permite realizar ofertas a nuestros clientes y a los potenciales de una forma sencilla siguiendo los siguientes pasos:
1º.- Primero hay que incluir en nuestra base de datos los tipos de presupuestos que queremos ofrecer a nuestros clientes, por ejemplo un presupuesto sencillo, una propuesta de colaboración o una propuesta técnica y estas distintas opciones se crean desde: DATOS MAESTROS/VENTAS/TIPOS DE OFERTAS.
En este apartado de ventas, también tenemos la opción para crear los distintos tipos de TARIFAS:
2º.– En el caso de que nuestras ventas se traten de productos, lo siguiente es crear los datos maestros del almacén. Para ello vamos a DATOS MAESTROS/ALMACEN.
Aquí podremos dar de alta los almacenes que nos interesen, las distintos tipos de familias a las que pertenecen nuestros productos, así como sus marcas y los tipos de medida (unidades, m² etc)
Con todos estos datos introducidos desde los datos maestros, ya podemos dar de alta nuestros productos, los cuales utilizaremos a la hora de realizar el presupuesto. Esto se realiza desde la pestaña ALMACEN/ARTÍCULOS.
3º.- Y por último, una vez que tenemos nuestra base de datos completada, elaboramos los presupuestos desde VENTAS/OFERTAS A CLIENTE, en donde podemos crear nuevas ofertas (ya sea a nuestros clientes o a clientes potenciales), editar las ya preparadas o realizar seguimiento de la mismas. En el listado podremos distinguir el estado de las mismas por sus colores:
- Amarillo: la oferta está abierta
- Rosa: Emitida o enviada al cliente
- Verde: la oferta ha sido aceptada por el cliente
- Morada: la oferta ha sido modificada o versionada
- Roja: la oferta ha sido descartada
Los presupuestos realizados se pueden guardar en formato .pdf con la plantilla que anteriormente se haya creado y/o exportar para poder abrirlo en Excel.
Una de las muchas utilidades que ofrece Kubbos es que si una oferta es aceptada por el cliente (la oferta ha pasado de emitida a aceptada), desde el mismo presupuesto se pude generar el pedido.
Una vez aceptado el presupuesto por el cliente y creado el pedido, no es posible cambiar el estado de la oferta ya que la misma ha sido importado a otro documento, evitando asi
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