¿Le sacas todo el partido a las videoconferencias?

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A la hora de gestionar una empresa, sea del tamaño que sea, algo extremadamente importante es el control de gastos. Esto implica no gastar más de lo que sea necesario. Al fin y al cabo, las empresas se crean para ganar dinero. En este sentido, Internet ofrece muchas opciones diversas enfocadas hacia el ahorro. Términos como Cloud Computing, tan de moda últimamente, lo son precisamente por las ventajas económicas y productivas que proporcionan a las empresas.

Trabajar utilizando softwares que corren en la nube supone, entre otras cosas, que ya no es necesario desplazarse a la oficina, donde necesitamos trabajar con nuestro ordenador pues es allí donde tenemos almacenados todos nuestros datos. Por esta razón, el teletrabajo ha supuesto un auténtico ahorro para las empresas y los trabajadores, no sólo en transporte, sino también en los costes asociados a mantener una oficina de trabajo, tales como electricidad o calefacción.

Ahora bien, ¿qué ocurre con las reuniones de trabajo? De hecho, mucha gente debe reunirse incluso varias veces al día como parte de su trabajo, ya sea con clientes, superiores o su equipo de trabajo. Incluso aunque debiésemos movilizarnos únicamente para ciertas reuniones, el teletrabajo supone un ahorro considerable.

Pero existen alternativas basadas, cómo no, en soluciones gracias a Internet. Hablamos de las videoconferencias.

Las reuniones virtuales reducen considerablemente el gasto en desplazamientos. Además, se ahorra tiempo, ya que el que se debería emplear en desplazarse se puede aprovechar en otra cosa, por lo que se incrementa la productividad. Es cierto que no valen para todas las situaciones, pero suponen una alternativa muy interesante en la mayoría de los casos.

Disponemos de muchos programas o aplicaciones para realizar videoconferencias. El más famoso es Skype, que cuenta con más de 280 millones de usuarios. Es gratuita siempre que la videollamada no sea grupal, es decir, que a partir de tres personas ya sólo nos deja escuchar el audio pero no ver la imagen. Aunque el coste a desembolsar por disfrutar de la videoconferencia grupal siempre será menor que el desplazamiento, por lo que es una opción muy interesante y efectiva.

Por otro lado, Google ha incorporado recientemente a sus servicios Google Hangouts. Herramienta gratuita donde sí podemos hacer videoconferencia grupales. El problema es que debemos crearnos obligatoriamente un perfil en la red social Google + (ya sabéis, la política de Google es tratar por todos los medios de conducir clientes hacia su red social), algo que mucha gente no está dispuesta a hacer (seguramente por el hecho de no tragar con la política de Google).

Y ¿por qué videoconferencia y no conferencia a secas, sin video? Pues porque la comunicación no verbal también es muy importante en los negocios. Y ahí radica el hecho de que no siempre es preferible una videoconferencia. En determinadas situaciones, el trato personal es imprescindible. La cercanía que se consigue en una reunión personal no es posible con una videoconferencia. En este sentido, generar confianza es mucho más fácil con el trato personal.

Pero, puesto que no en todas las reuniones es necesario crear este clima personal, las videoconferencias se presentan como una herramienta muy interesante el el día a día de una empresa, por el ahorro que supone y por el aumento en la productividad.

Fuente: Pymes y Autónomos

Image courtesy of Kookkai_nak / FreeDigitalPhotos.net

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