¿Cuándo y cómo elegir un ERP?

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Muchas empresas pequeñas suelen estar gestionadas de una manera digamos… tradicional. Es decir, papel, lápiz y calculadora. Como mucho una hoja de cálculo. No se les pasa por la cabeza utilizar un sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) como Kubbos. Es posible que piensen que algo tan “complicado” no es necesario para una empresa tan pequeñita como la suya. Y la realidad es todo lo contrario, ya que un ERP puede, sin duda, ayudar a las empresas, sean del tamaño que sean y cualquiera que sea la actividad que realicen, en la gestión diaria. Ahora bien, hay que tener en cuenta algunos aspectos antes de contratar un ERP:

1. ¿Cuándo es el mejor momento?

Es cierto que usar papel y lápiz para gestionar una empresa es la manera más económica de hacerlo, y la más rápida cuando se comienza. Sin embargo, sabiendo que el tiempo es oro, después de un tiempo de funcionamiento de nuestra empresa seguramente ya no sea tan económico, pues hay que dedicarle mucho tiempo y recursos.

En el momento en que la empresa detecta que este tipo de gestión constituye un proceso engorroso es cuando hay que plantearse el uso de un ERP. Es decir, se debe adquirir un ERP cuando la empresa decide dejar de gastar tiempo y dinero en procesos manuales que pueden ser fácilmente automatizados.

2. Tener claro qué necesitamos.

Este es un aspecto que no debe ser tomado a la ligera. Un ERP como Kubbos se adapta a las necesidades y tamaño de la empresa, por lo que se paga sólo por lo que se usa. Por esta razón, se deben conocer exactamente las necesidades, ya que pagar por algo que luego no vamos a necesitar no es una buena idea. Si el proveedor de nuestro sistema ERP conoce nuestras necesidades nos ofrecerá un servicio a la medida, con el consecuente ahorro que supone.

3. Informarse y preguntar a otras empresas.

Es muy interesante investigar por Internet la opinión que los usuarios tienen sobre el ERP que queremos contratar, pero no debemos olvidar preguntar a otras empresas con las que trabajemos, colegas de profesión, etc. que ya hayan pasado por un proceso similar. Si bien sus necesidades habrán sido diferentes, su experiencia sobre cómo se ha tratado al cliente puede ayudarnos mucho.

4. Preguntar al proveedor.

Es muy importante entender claramente qué nos presenta el proveedor del sistema ERP que queremos contatar. No debemos quedarnos con dudas pues luego es más complicado subsanarlas. El contrato debe estar bien claro por ambas partes. Un buen proveedor nos ayudará, también, a entender las necesidades de nuestra empresa.

5. Dedicarle el tiempo necesario.

Dar con el sistema ERP adecuado para nuestra empresa no es sencillo por lo que debemos dedicar el tiempo oportuno a investigar y seleccionar. Si ya conocemos las necesidades reales de nuestra empresa ganaremos tiempo, así como las preparaciones necesarias para implementar el nuevo sistema. Lo importante es decidir correctamente, pues un paso en falso puede provocarnos muchos dolores de cabeza, independientemente del dinero malgastado.

Por último, no olvidar que todo cambio en la gestión de una empresa requiere tiempo para ser asimilado y utilizado correcta y eficientemente, por lo que no es bueno impacientarse.  Si hemos elegido correctamente, la inversión retornará tan pronto como los empleados aprendan a usarlo correctamente y a sacarle partido.

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